Das digitale Mieter- und Eigentümerportal in der Hausverwaltung

Das Mieter- und Eigentümerportal ist ein digitales Werkzeug zur Verbesserung des Kommunikations- und Informationsflusses zwischen Mietern, bzw. Eigentümern und ihrer Hausverwaltung. Es wird vom Hausverwalter, unter einer spezifischen Internetadresse (URL) im Internet bereitgestellt und ist dort mit einem Internetbrowser, ganz gleich ob vom heimischen Computer oder vom Mobilgerät jederzeit ortsunabhängig erreichbar. Mit persönlichen Zugangsdaten, die ihnen vom Hausverwalter mitgeteilt werden, können Mieter und Eigentümer sich im Portal anmelden und auf einen persönlichen Portalbereich zugreifen. Dort stehen ihnen digitale Dienste zur Verfügung, die von der Störungs- oder Schadensmeldung, über das digitale Dokumentenmanagement bis hin zum Digitalen Schwarzen Brett für allgemeine, die Hausgemeinschaft betreffende Informationen und Aushänge reichen. Oftmals werden die digitalen Dienste des Mieter- und Eigentümerportals noch durch eine App ergänzt, die auf einem mobilen Endgerät über den Android- oder iOS-Appstore installiert werden kann und den direkten Draht zur Hausverwaltung so noch nahtloser integriert.

Telefonischen und persönlichen Kontakt abschaffen? Nein, darum geht es nicht.

In der guten alten Welt der Hausverwaltung werden wichtige Vorgänge oftmals telefonisch oder per Email geregelt, und das ist, nur um das deutlich zu sagen, auch weiterhin eine gute Option, insbesondere wenn der Mieter oder Eigentümer es nicht gewohnt ist, andere digitale Werkzeuge zu nutzen oder den telefonischen Kontakt, vielleicht sogar nur aus persönlichen Gründen, einfach vorzieht. So oder so geht es nicht darum, mit neuen digitalen Werkzeugen, den klassischen Weg des Kontakts zwischen Mietern und Hausverwaltung zu ersetzen. Vielmehr bieten digitale Werkzeuge, wie das Mieter- und Eigentümerportal, die Chance die klassischen Kontaktoptionen zu ergänzen und zu verbessern.

Störungs- und Schadensmeldung digital oder analog?

Stellen sie sich folgenden Fall vor: Ein Mieter bemerkt, dass die Beleuchtung im Treppenhaus defekt ist, in einem Teilbereich des Treppenhauses bleibt es dunkel, es besteht Handlungsbedarf. Der Mieter möchte die Hausverwaltung informieren, damit die Störung möglichst zeitnah behoben wird. Im klassischen Szenario würde er zum Telefon greifen und seine Hausverwaltung anrufen. Die Störung würde aufgenommen, und eine schnelle Erledigung zugesichert. Aber wäre der Vorgang damit erledigt? Was, wenn die Hausverwaltung nicht sofort erreichbar ist, oder der Mieter gerne informiert werden möchte, sobald ein Handwerker oder der Hausmeister ins Haus kommt um die Störung zu beheben? In diesem Fall wären weitere, zeitraubende Telefonate notwendig.

Mit einem digitalen Mieter- und Eigentümerportal wäre die Abwicklung des oben beschriebenen Vorgangs deutlich effizienter und für alle Beteiligten transparenter möglich: Der Mieter müsste sich lediglich im Portal anmelden und in seinem persönlichen Bereich eine Störungsmeldung erstellen. Ein angepasstes und strukturiertes Formular würde ihm die Eingabe der relevanten Störungsdaten auf einfache Weise ermöglichen, die Störungsmeldung würde mit dem Abschicken des Formulars, automatisiert und in Echtzeit dem Hausverwalter übermittelt, der Mieter über den Bearbeitungsstatus informiert. Eventuelle Rückfragen des Hausverwalters, sowie Informationen zum Handwerkertermin können direkt an der Störungsmeldung erfolgen, es gäbe keine Zuordnungs- oder Erreichbarkeitsprobleme. Aber nicht nur das, am digitalen Schwarzen Brett kann der Hausverwalter alle Mieter unmittelbar und auf einfache Weise über den Vorgang und den Termin zur Schadensbehebung informieren.

Verträge und Abrechnungsdokumente im digitalen Dokumentenmanagement

Ebenso praktisch ist es, wenn Mieter und auch Eigentümer sich wichtige Dokumente wie Mietverträge oder Nebenkostenabrechnungen direkt im digitalen Dokumentenmanagement des Mieter- und Eigentümerportals abholen können. Natürlich können und sollten alle wichtigen Dokumente auch weiterhin klassisch, in Papierform abgeheftet werden, doch wenn ein Dokument einmal nicht auffindbar ist, oder man den Komfort eines digitalen, papierfreien Zugriffs zu schätzen weiß, ist die digitale Verfügbarkeit der Dokumente im Mieterportal sehr praktisch.

Zufriedene Mieter durch digitale Mehrwerte. Quo vadis, Hausverwaltung?

Als Eigentümer können sie von einer guten Stimmung in ihrem Mietshaus nur profitieren, denn zufriedene Mieter wohnen gerne und lange in ihrem Mietshaus. Mit dem Angebot einer zeitgemäßen digitalen Hausverwaltungsdienstleistung in der Form eines Mieterportals geben sie ihren Mietern das gute Gefühl und die Sicherheit, im Falle des Falles, schnellen und unkomplizierten Kontakt zur Hausverwaltung herstellen zu können, und wichtige persönliche Dokumente, wie Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen, immer griffbereit zu haben. Auf diese Weise setzen sie ein deutliches Signal in Richtung einer modernen, transparenten und zugänglichen Dienstleistung für ihre Mieter. Aber auch als Eigentümer profitieren Sie vom digitalen Zugang zu gut aufbereiteten Kennzahlen zur Wirtschaftlichkeit ihrer Liegenschaften im persönlichen Bereich ihres Eigentümerportals.

In der Haus- und Immobilienverwaltung schreitet die Digitalisierung immer weiter voran. Die verlässliche und schnelle Erreichbarkeit des Hausverwalters für Mieter, im Falle einer technischen Störung oder eines Schadens, ist eine wichtige Grundlage der Verwaltertätigkeit. Aber auch die Verfügbarkeit von Vertragsdokumenten, Betriebskostenabrechnungen oder anderen, für den Mieter relevanten Dokumenten muss vom Hausverwalter grundsätzlich garantiert werden. Außerdem hat der Mieter, aber auch der Eigentümer eines Mietshauses ein generisches Interesse daran, über den Bearbeitungsstatus von Störungsmeldungen und die Behebung von Schäden zeitnah und möglichst transparent informiert zu werden. Dies sind nur einige wenige Beispiele aus der täglichen Hausverwalterpraxis, die oft mit Frustrationen verbunden sind, wenn die Erreichbarkeit des Hausverwalters oder Handwerkers nicht unmittelbar gewährleistet ist, der Mieter wichtige Dokumente nicht mehr auffinden kann oder Handwerkertermine und Vereinbarungen ungenügend kommuniziert werden.

Immobilienverwaltung Nolte bietet seinen Mietern und Eigentümern ein digitales Mieter- und Eigentümerportal an, das als zeitgemäße Ergänzung zur klassischen Hausverwaltungsdienstleistung verstanden werden möchte. Die Kommunikation zwischen Mieter und Hausverwaltung wird so auf allen Ebenen transparenter, effizienter und zuverlässiger.